תכנון אירוע עשוי להיות תהליך ארוך ולעיתים אף כולל שלבים מרובים, שאפילו לא חשבנו עליהם. זה לא משנה אם מדובר באירוע קטן או גדול, ברית, בר מצווה ואפילו חתונה, זאת משום שבכולם, המארחים מעוניינים להפיק את האירוע המושלם. בדיוק בשביל זה אספנו לכם 10 טיפים שיסייעו לכם לצלוח את האירוע:
למיקום האירוע יש משקל מהותי
בשלבי תכנון האירוע, וודאי תבחינו כי אתם זקוקים לחלל מסוים המכיל אלמנטים התואמים לסוג האירוע הרצוי. לכן כדאי לתכנן ראשית את אופי האירוע ולאחר מכן לבחור במקום בו הוא ייערך. בחרו במתחם שההגעה אליו אינה מורכבת ותהיה נוחה לרוב האורחים, כך שלא יצטרכו לנסוע מרחקים ארוכים בכדי לקחת חלק באירוע שלכם. מעבר לזה, בבחירת מתחם האירוע, יש להתחשב בכל האלמנטים הרצויים לכם, אם אתם מעוניינים בהפרחת יונים באמצע המסיבה, כדאי שתבדקו שהמקום אכן מאפשר זאת.
אל תתפשרו על אוכל
אחד הדברים החשובים ביותר באירוע, הוא המזון שמוגש לאורחים במהלכו. הקפידו על מזון איכותי המתאים לכל האורחים, כלומר אם יש בין המוזמנים אנשים הרגישים לגלוטן, טבעוניים או אלרגניים נוספים, דאגו שיהיה להם מה לאכול באירוע. לרוב, אורחים אלרגניים נוטים להתאכזב מאירועים מאחר והם חוזרים לביתם רעבים, השתדלו להימנע מסיטואציות כאלה ודאגו למזון מגוון. מעבר לזה, אתם יכולים להזמין מגשי אירוח מפנקים עם שלל מאכלים ייחודיים, לרבות מאכלים אותנטיים.
עיצוב ומיתוג
התאימו את עיצוב המתחם לאופי האירוע והשתדלו ליצור עיצוב פונקציונלי ומרהיב במקביל, כך תוכלו להרשים את האורחים. יתרה מזאת, ניתן למתג את האירוע באמצעות שירותיהם של מעצבים גרפים, שיכינו לכם לוגו ייחודי לתפריט האירוע, לחבקי המפיות וכו'. במידה ואתם עורכים אירוע באולם אירועים, ניתן להיעזר בשירותי העיצוב הבסיסי שמעניק האולם, אך יש להגיע לפגישה עם מעצב האירוע ממוקדים ככל הניתן.
צוות מקצועי
בין אם מדובר באירוע ביתי או באולם אירועים, וודאו שהצוות עמו תעבדו הנו צוות מקצועי ואדיב. החל מצוות המלצרים ועד למארחת בכניסה לאירוע, חשוב שכולם יסבירו פנים לאורחים ויקנו אווירה נעימה במתחם.
התחשבו בעונה
אם יש משהו בחתונות, שרוב הזוגות לא מוותרים עליו, הרי שזוהי החופה המצויה תחת כיפת השמיים. כשמדובר ברגע מרגש כל כך, בני הזוג מעדיפים להינשא באוויר הפתוח אך בחורף, זו עשויה להיות בעיה. לכן חשוב שבעת תכנון האירוע, התחשבו בעונה בו הוא נערך, לרבות בבחירת המזון שיוגש באירוע, כך למשל בחורף תוכלו להגיש מרקים חמים ואילו בקיץ תוכלו לתבל את החגיגה עם גלידות, ארטיקים ופירות מתוקים.
חלקו הזמנות בזמן
מכירים את הרגע הזה בו אתם מודיעים לחברים על אירוע קרוב ולמרבה הפלא, מסתבר שהם הוזמנו לאירוע נוסף באותו היום והתחייבו להגיע? בכדי להימנע ממצבים כאלה, כדאי לעדכן את האורחים מבעוד מועד על תאריך האירוע ולחלק הזמנות כשבועיים-שלושה שבועות לפני המועד. אגב, הימנעו משליחת הזמנות בהודעות או באימייל, הענקת הזמנה אישית משקפת יחס אישי כלפי המוזמן.
אל תזמינו אנשים שאתם לא בקשר איתם
אחת הטעויות הנפוצות בחתונות, היא הזמנת אורחים שבני הזוג לא בקשר איתם כבר שנים רבות. זה מוביל למצב לא נעים בו המוזמנים אינם מעוניינים להגיע ולעיתים גם לא מעדכנים. זה נכון לא רק לגבי חתונות אלא לגבי כל סוג אירוע, לכן הימנעו מכך. הזמינו רק את החברים הקרובים אליכם ואת בני המשפחה, כך תהיו מוקפים באנשים אהובים ואוהבים במהלך החגיגה.
פינת ילדים: כולם נהנים באירוע!
משפחות מרובות ילדים נמנעות מלהגיע עם כל ילדיהם לאירוע, כך שלעיתים רק אחד מבני הזוג נוכח במסיבה. אחת הסיבות לכך היא שהילדים משתעממים בקלות באירועים. ובכן, כיום נהוג ליצור פינה ייעודית לילדים עם פעילויות, משחקים והפעלות שיעסיקו אותם בזמן שההורים נהנים ומבלים באירוע.
תכנון מיטבי
תכננו את האירוע באופן במיטבי וכמה שיותר מוקדם. כמו כן, השתדלו לסגור את כל הפינות מבעוד מועד, כך שלא יישארו לכם משימות ופעולות לבצע בימים שלפני יום האירוע.
מתנות לאורחים
הם מגיעים מרחוק, מפנים ערב שלם עבורכם ומעניקים לכם מתנה לכבוד המאורע – העניקו להם בחזרה ותדאגו למתנות קטנות לאורחים. המתנות יכולות להיות עציצי תבלינים, מחזיקי מפתחות, לוח שנה או כל מזכרת העולה על רוחכם. כדאי להוסיף למתנה כמה מילים מהלב ולהודות להם על השתתפותם באירוע.
יישמו את כל הטיפים שצוינו לעיל ותוכלו ליהנות מאירוע מושלם! מזל טוב!